辦公用品設備等采購時，行政/采購人員應根據辦公用品、辦公用品等的庫存余量及消耗情況做出相應的采購計劃，并按采購計劃要求的質量、數量、品種進行采購，做到既保證辦公需要又不積壓過多的資金。
采購時，原則上應遵循物美價廉的原則，盡量節減公司費用的支出。行政/采購人員在采購工作中，要認真執行國家的政策法令，遵守公司的財務制度，做到單據、賬目、手續清楚。
行政/采購人員在采購辦公用品、辦公用品等的過程中，應按照員工工作的需要，合理選擇各類辦公用品、辦公用品等，使之達到標準、合理、經濟的水準，必須注意以下幾點：
1）滿足公司辦公需要，即分析各類辦公用品、辦公用品等的用途，決定哪些辦公用品、辦公用品等為真正所需。
2） 及時供應，要求供應商保證及時供應。
3） 采購前要摸清情況，即了解各類辦公用品、辦公用品等的基本使用方法及產品功能，最好選擇一家固定的信譽度較高的供應商進行長期合作，從而保障辦公用品、辦公用品等的質量和售后服務，能接受相關的培訓和維護服務。
4） 方式適當，盡可能設置集中的采購部門，實行公開訂價，以免發生回扣和作假等問題。
5）經濟合理，集中、大量采購可以獲得適當的優惠。
